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Sharepoint文档库之：Word文档内容与Sharepoint列表栏内容的联动

在建Sharepoint的word文档库的时候，有的时候希望word文档的内容能够在Sharepoint文档库列表栏中出现，以便于文档归类、汇总和数据提取。见下图1：

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如果在word文档中输入一遍内容，再在Sharepoint列表栏中再输入一次相同的内容，一个是降低了工作效率，另一个就是多出了一个出现人工错误的可能。这是使用文档库的人员非常不希望有的工作方式。

那么就希望在word文档中输入的内容可以在列表栏中自动提取，而不是二次手工输入。

在反复研究Sharepoint的列表栏与word文档之间的关系后发现，列表栏的内容是存在于word文档的属性里的。如果调出word文档的属性就能看到列表栏的内容。

他们的互动关系是：

word文档内容--word文档属性--Sharepoint列表栏内容

01

如何调用和修改word文档的属性的？

在word文档的左上角，单击office按钮、准备、属性，就可以看到word文档的属性信息展示在菜单和文档中间的部分，调用就完成了。这个时候，也可以自由修改属性内容了。见图2：

这些属性信息就是Sharepoint的列表栏内容。将来建好Sharepoint列表栏之后，栏内容就会展示在属性里。

02

如何建Sharepoint文档库的word文档模版？

首先，在Sharepoint网页中建一个文档库，文件类型选word文档。

步骤是：网站操作、创建、文档库、文档模版选word文档，如果想建excel电子表格也可以，步骤相同。

然后，建文档库列表栏，最好一次建完整了，不然后面得反复导入更新属性的word文档模版。见图3:

现在开始制作word文档模版。

在建好的文档库里，新建项目，打开的是一个空白的word文档，用步骤01调出文档属性，我们就会看见，Sharepoint列表栏的内容都展示出来了。

在空白的文档里建好需要的格式，保存到本地机里。

03

如何把word文档的输入内容与Sharepoint列表栏内容，联系起来进行联动？

在02中得到的word模版中，假如输入内容与Sharepoint列表栏内容相同，希望只在一个地方输入，另一个地方自动更新，那么就在word文档中插入一个属性。

操作步骤：插入、文档部件、属性名字。见图4:

这个时候，无论是在文档里输入这个内容，还是在列表里输入内容，这两个地方的内容都一致了。

04

如何把word模版导入Sharepoint文档库？

用Sharepoint Designer把模版导入到网页的DocList/Forms文件夹里，步骤是：打开Sharepoint Designer、单击文件、导入、文件，导入文件后修改文件名为template，也可以不改，只是为了好识别。见图5：

右键template，进入template属性中，拷贝标题中template地址，后面要粘贴到文档库设置、高级设置中的模版URL的地址处，见图6：

05

检查新建的word文档。

新建的word文档，我们看到文档格式跟模版一致了。输入word文档中的内容，属性内容跟着变；输入属性内容，word文档内容变。

保存word文档以后，Sharepoint文档库列表内容也跟着联动了。见图7：

06

在网页中新建的word文档，对于Window XP的系统可以自动保存到网页列表中。

Win7以上系统，在网页中新建的word文档可能要先存到本地，再上传到文档库里，这个过程还没找到好方法自动保存到网页上。

文档内容和Sharepoint列表栏内容联动的方法是一样的，就是多了重新上传的步骤。

这是我在建文档库时，使用的一些小技巧，分享出来，希望有用。

SharePoint这个东西，谁能给偶介绍介绍啊，头一次听说，到底可以做什么呢？

提供简单、熟悉、一致的用户体验。 Office SharePoint Server 2007 与用户熟悉的客户端桌面应用程序、电子邮件以及 Web 浏览器紧密集成，可以提供一致的用户体验，简化用户与内容、流程以及业务数据的交互。这种紧密集成加上现成的强大功能既能够帮助您使用服务本身，还能够推动产品的推广。 通过简化日常的业务活动来提高员工生产率 利用现成的工作流来启动、跟踪和报告常见的业务活动，例如，审阅和批准文档、跟踪问题以及收集签名。您不必编写任何代码即可完成这些活动。与您熟悉的客户端应用程序、电子邮件和 Web 浏览器紧密集成，为您提供简单、一致的体验。使用 Microsoft Office SharePoint Designer 2007（Microsoft Office FrontPage 的下一版本）等工具可以很方便地修改和扩展这些现成的工作流程。 通过对内容进行全面的控制来满足法规的要求。 根据符合性规则指定业务记录的安全设置、存储策略、审核策略和过期操作，有助于确保有效地控制和管理敏感业务信息。您还可以通过这种方式降低组织的诉讼风险。Office SharePoint Server 2007 与熟悉的桌面应用程序紧密集成，这意味着策略设置将应用于 Microsoft Office system 中的客户端应用程序，从而更便于员工了解和遵守规则要求。 有效地管理和重用内容，提高业务价值。 企业用户和内容作者可以创建要审批的内容和计划的部署方案，并将它们提交到 Intranet 或 Internet 网站。通过专用于维护文档的原始版本与不同翻译版本之间关系的新文档库模板，可以简化多语言内容的管理。 简化在组织内访问不同系统上的结构化信息和非结构化信息的过程。 授予用户通过 Office SharePoint Server 2007 访问 SAP 和 Siebel 等常见行业系统中的业务数据的权限。通过拖动可配置的后端连接，用户还可以创建个性化视图并通过浏览器与业务系统进行交互。企业范围的托管文档库可以帮助您的组织在一个中心位置存储和组织业务文档。 将人员与信息及专业技术连接起来。 Office SharePoint Server 2007 中的 Enterprise Search 结合了业务数据与关于文档、人员和网页的信息，生成全面而相关的结果。重复项折叠、拼写更正和警报等功能提高了结果的相关性，因此，您可以轻松找到所需信息。 加快跨越组织边界的共享业务流程 您无需编写任何自定义应用程序代码，就可以使用电子表单驱动的智能解决方案，通过 Web 浏览器从客户、合作伙伴和供应商处收集关键业务信息。内置的数据有效性验证规则可帮助您收集准确、一致的数据，这些数据可以直接集成到后端系统，从而避免了由于手动重新输入数据而导致的冗余和错误。 共享业务数据而不泄漏敏感信息。 通过在 Office SharePoint Server 2007 上运行的 Excel Services，员工可以使用 Web 浏览器访问实时交互的 Microsoft Office Excel 电子表格。使用这些电子表格可以维护并有效地共享一个集中的最新版本，同时帮助保护在文档中嵌入的所有专有信息（如财务模型）。 在一个中心位置显示业务关键信息，使用户做出更加明智的决策。 使用 Office SharePoint Server 2007 可以很方便地创建实时的交互式商业智能 (BI) 门户，这些门户使用仪表板、Web 部件、记分卡、主要绩效指标 (KPI) 以及业务数据连接技术等集成的 BI 功能，来汇总和显示来自不同数据源的业务关键信息。集中式“报表中心”网站可以让用户在一个位置找到最新的报表、电子表格或 KPI。 提供了一个集成平台来管理整个企业内的 Intranet、Extranet 和 Internet 应用程序。 Office SharePoint Server 2007 构建于可伸缩的开放式体系结构之上，支持包括 XML 和简单对象访问协议 (SOAP) 在内的 Web 服务和互操作性标准。它还具有大量开放的应用程序编程接口 (API) 以及针对列表和文档的事件处理程序。这些功能提供了与现有系统的集成，并提供融合新的非 Microsoft IT 投资的灵活性。

什么是sharepoint?

Office SharePoint Server 2007 通过一个集成平台而不是依靠分散的系统来支持整个企业内的所有 Intranet、Extranet 和 Web 应用程序。此外，该协作和内容管理服务器还为 IT 专业人员和开发人员提供了实现服务器管理、应用程序可扩展性和互操作性所需的平台和工具。 管理内容和流程 通过一组全面的管理及控制电子内容的工具来简化依从工作和保障业务信息更加安全。通过使用电子表单和直接可用的工作流程来简化降低组织工作效率的日常业务流程，用户可以通过熟悉的 Microsoft Office 应用程序、电子邮件或 Web 浏览器启动、跟踪和参与这些电子表单和工作流程。 通过详尽的可扩展策略管理来控制文档。定义自定义文档管理策略，以便在项目级控制访问权限，指定保留期和到期操作，并通过文档审核设置来跟踪内容。与熟悉的客户端应用程序之间的策略集成使得依从工作对员工透明且更加简便。与信息权限管理之间的集成可帮助确保更好地保护专有和机密信息，即使在未与服务器连接时也能更好地保护。 集中存储、管理和访问企业范围内的文档。组织可在一个中心位置存储和管理所有的业务文档和内容，用户有一个统一的机制来浏览和查找相关信息。可以修改默认的知识库设置，以便添加工作流，定义保留策略以及添加新的模板和内容类型。 简化 Web 内容的管理。提供易用的功能来创建、审批和发布 Web 内容。母版页和页面版式提供了可重复使用的模板以保证一致的外观。新功能可以让企业将内容从一个区域发布到另一个区域（例如，从协作网站发布到门户），或者经济有效地管理多个 Intranet、Extranet 和 Internet 网站上的多语言内容交付。 扩展整个组织内的业务流程。Forms Services 驱动的解决方案可以更安全准确地收集组织内外的信息，而无需编写任何自定义应用程序的代码。随后，这些信息便可方便地集成到行业系统中，存储在文档库中，用于启动工作流程或者提交到 Web 服务，从而避免手动输入数据所带来的重复性工作和代价高昂的错误。 简化日常业务活动。利用工作流使一些常见业务活动（例如文档审阅和审批、问题跟踪和签名收集）实现自动化并使它们更加直观。与熟悉的 Microsoft Office 客户端应用程序、电子邮件和 Web 浏览器之间的集成简化了用户体验。通过 Microsoft Office SharePoint Designer 2007（下一代 Microsoft Office FrontPage）或 Microsoft Visual Studio 开发系统等熟悉的 Microsoft 工具，组织可以轻松地修改直接可用的流程或者定义自己的流程。 提高业务洞察力有效地监控业务推动因素，实现整个组织内更合理的决策并主动响应重要的业务事件。 在一个中心位置提供业务关键信息。创建实时交互式商业智能 (BI) 门户，这些门户可以通过使用仪表板、Web 部件、关键性能指标 (KPI) 及业务数据连接技术等集成 BI 功能来汇总和显示来自不同信息源的业务信息。集中的报表中心网站可以让用户在一个位置找到最新的电子表格、报表或 KPI。 快速将人员与信息联系起来。Office SharePoint Server 2007 Enterprise Search 将人员和业务数据与文档及网页合并起来，从而提供更加全面的结果。搜索中心为员工提供了单一的集成位置，让他们查找与其特定需求相关的内容、流程、人员和业务数据。这样，人员和组织便可以依据最新的信息和事实更快地做出决策。 广泛地共享业务数据，同时帮助保护敏感信息。运行在 Office SharePoint Server 2007 上的 Excel Services 通过 Web 浏览器提供对实时交互式 Microsoft Office Excel 电子表格中的数据和分析的访问。使用这些电子表格可以维护并有效地共享一个集中的最新版本，同时帮助保护任何嵌入在文档中的敏感或专有信息（如财务模型）。 利用非结构化业务网络帮助做出更好的决策。员工可以使用全新的知识管理工具最大程度地利用其组织内外强大的非结构化业务网络，从而更加快速有效地将人员联系起来。通过探究这些未记录的业务关系并查找主题内容方面的专家，每位用户都可以更快地做出更好的决策。 解除业务数据的锁定。业务数据目录能够通过 Web 部件、列表、用户配置文件、搜索或编程方式将行业应用程序（如 SAP 和 Siebel 系统）中的结构化数据集成到 Office SharePoint Server 2007 中。最终用户可以定义一次后端系统的集中管理连接，然后重新使用它们来访问后端数据而无需编写任何代码，轻松地使业务数据成为门户内容的一部分。业务数据目录还为 Enterprise Search 提供了将后端业务数据集成到搜索体验中的功能，而不必编写任何协议处理程序、iFilter 或自定义代码。 简化内部与外部协作 在组织内外更加方便安全地共享知识、查找信息和协作。通过合作伙伴和客户网络，利用您的个人网络高效地与其他人员建立联系。 加强与客户及合作伙伴之间的关系。借助基于标准的、电子表单驱动的智能解决方案，您可以通过 Web 浏览器收集来自客户和合作伙伴的业务信息。轻型目录访问协议 (LDAP) 集成以及对其他可插入身份验证提供程序的支持让非 Active Directory 目录服务源使用起来更简便，从而简化了 Extranet 设置，同时增强了与客户、合作伙伴和供应商之间的联系。 无处不在的 Enterprise Search。Office SharePoint Server 2007 中的 Enterprise Search 具有很大的相关性，并且合并了人员和业务数据以及文档和网页等企业内容，从而提供更全面的结果。由于和 SharePoint 网站、Web 部件、SharePoint 列表、用户配置文件及更多内容紧密集成，Enterprise Search 在 Office SharePoint Server 2007 中无处不在。这样，用户在门户内浏览到任何位置时都可以查找他们所需的信息。Enterprise Search 具有通过业务数据搜索的功能，并且搜索结果可以高度自定义，例如，显示后端记录的特定元数据元素。 随时随地任我工作。通过对 SharePoint 列表和文档库的脱机访问和 Microsoft Office Outlook 2007，您可以从企业网络连接的限制中解脱出来。与 Microsoft Office Groove Server 2007 的紧密集成进一步增强了用户的脱机体验。 连接和共享知识。全新的知识管理工具使员工可以在组织内外创建并使用人员网络，从而更加快速有效地与其他人员连接和共享知识。 使操作个性化。我的网站为每位用户提供一个专门网站，使用户拥有完全个性化的体验。每个网站都可以用来以一种受控方式存储、提供、查看和管理内容、信息和应用程序。每个网站还可用来提供与用户有关的信息，例如，技能和角色、同事和经理、该用户隶属的组和通讯簿以及该用户正在处理的文档等。并且每个网站还包括严格的隐私控制和增强的安全机制，以便每位用户可以选择要提供的信息量及要提供的目标对象。还可以彻底自定义我的网站以适应每个人的要求。 使 IT 具有战略影响力 通过一个集成平台来支持企业范围内的所有 Intranet、Extranet 和 Web 应用程序，从而提高 IT 对业务需求的响应度，同时减少需要维护的平台数。 获得增强的互操作性支持。Office SharePoint Server 2007 构建于可伸缩的体系结构之上，并且支持包括 XML 和简单对象访问协议 (SOAP) 在内的 Web 服务和互操作性标准。Office SharePoint Server 2007 还具有大量开放的应用程序编程接口 (API) 以及针对列表和文档的事件处理程序。这样便可与现有系统集成，并可以灵活地合并新的非 Microsoft IT 投资。LDAP 集成支持其他可插入身份验证提供程序，使非 Active Directory 源的使用更容易。直接可用的 WSRP 使用程序 Web 部件支持与其他符合 WSRP 的门户解决方案的集成。 使 IT 部门重点关注更多战略任务。用户现在可以在不需要 IT 部门介入的情况下自行创建网站，启动工作流，自我提供应用程序，访问后端数据，在项目级定义安全性，还原删除的项目以及完成其他任务。用户对 IT 部门的依赖性的下降提高了工作效率，并使 IT 部门可以致力于为组织提供真正的增值服务。通过业务数据目录，您可以定义和部署业务应用程序配置，以访问驻留在后端系统中的数据。企业用户可以重复使用此功能创建业务数据的个性化视图而不必开发任何自定义代码。 简化部署、管理和系统管理。现在管理 Web 服务器场、部署新内容以及管理各网站之间的同步变得更加容易了。部署可以采用自上而下或自下而上的方式进行。利用公共网站的直接可用的网站启动器模板以及区域和页面版式模板与预配置导航简化了网站暂存。用于备份和还原内容的增强功能可以帮助 IT 专业人员计划备份，备份多网站集合，然后逐一还原。 可靠的系统监控、使用情况跟踪和监控工具。这些工具有助于更快地确定和解决问题，同时也有助于提高系统基础设施的运行效率。

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